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连载14:职场沟通报联商—一句话,险些造成巨额损失

发表于: 职场的报联商 · 2020-4-18 ·  264 阅览  ·  0 讨论 

人物介绍:

李林毕业后入职本公司华北大区行政部。3年的时间,他勤奋好学,进步飞快,但在与上级的沟通中时常会有一些不畅与障碍,以致错失了一次升职机会。在资深同事的帮助下,初识《报·联·商》,听这位同事说,这是一门提高企业内部上下级间沟通技能的必修课,很多同事因为学习了报联商,不仅自己的工作更加顺畅,还赢得了领导的信赖,提高了工作效率。于是开始恶补功课。

周一早上,李林从忙碌的工作中抬起头来,习惯性地拿起手机,发现一条出差在外的行政部赵经理一个小时前发来的微信:

“你确认一下,咱们新采购的那批货是否已经到仓库了,如果到了我就让财务给对方打款了。”

李林马上回复:“没问题。”

随后抓起座机电话拨给仓库进行确认。

没想到这时赵经理的电话打到李林的手机上,刚一接通就一顿咆哮:

“什么叫没问题?是那批货到仓库了打款没问题,还是你去确认一下没问题?我等了你一个小时,你就回了这含糊不清的三个字,太不靠谱了!”

一通批评把李林直接搞懵了,不过他很快就恢复了平静,他已经学会契合领导的沟通模式,而且部门所有人都很熟悉赵经理的脾气:

这类情况的发生说明赵经理在外遇到了不顺心的事,或者刚刚和哪位下属着急了……不过细想一下,确实是自己没有把话说明白,让对方产生了误解。

想明白之后,李林赶快道歉:“对不起,赵经理,是我没有把话说清楚,我刚刚和仓库确认过,那批货已经到了。”

“那我就给对方安排打款了。下次把话说清楚!”

快下班时,李林又接到赵经理的电话,话筒里又传来一通咆哮:

“你不是已经确认那批电脑到仓库了吗?我把货款已经给对方打过去了,刚才对方公司来电话说这批出厂的电脑出了点小问题,要延迟一周发货。”

“啊?您让确认的是电脑?咱们不是同时采购了一批办公用品吗?我以为您让我确认的是……”

“你以为!你以为你以为的就是你以为的吗?!好在咱们和这家电脑厂商长期合作,这批电脑不会有任何损失,否则这个责任你付得了吗?”

“您放心,赵经理,我下次一定注意!”李林也有些后怕。

李林虽然在处理上下级间的沟通中还存在很多问题,但他被评选为优秀员工是有道理的。

优秀员工与平庸员工的区别之一就在于:

优秀员工犯错后会内省、探究、举一反三,能够接受批评意见,并愿意积极踏上新的历程。

这不,李林通过这件事又想起前几天自己在与财务部沟通时发生的事:

那天李林手头有一笔款项急等报销,但财务那边迟迟没有批复。李林催问时,对方回了一句:“现在太忙,过会儿核实之后给你回复。”

结果这一“过会儿”就过了一天,而李林也在坐卧不安中等待了一天。

快下班时,李林再次给财务部打电话询问情况,对方说:“已经核实完了,明天这笔款项就给你打过去。”

李林当时心里很不舒服,心里不断地埋怨这位同事:“说好了过会儿回复,等了一天也没消息;已经核实完了也不主动告诉我一声,非要等我打电话过去……”

因为事情紧急,李林又打电话给出纳小周,想确认一下第二天什么时候打款,而同办公室接电话的人告诉李林:“她走了。”

李林当时想,现在已经快下班了,小周可能已经提前回家了,于是挂断了电话。

第二天一早,李林又把电话打过去,接电话的还是昨天那位,但那位同事显得有些不耐烦:“不是跟你说她走了吗?!”

李林莫名其妙:“走了”是什么意思?下班了?开会去了?出差了?辞职了?去参加学习了?去世了?

再次追问下,才知道出纳小周已经离职了……

现在,通过自己给赵经理回复含混不清的“没问题”、未确认“那批货”到底是“哪批货”,而险些造成财物损失这件事,李林开始思考,到底是什么造成了沟通不畅:

类似于“没问题”、“那批货”、“过会儿”、“走了”等原本就是含混不清的词汇:

丨“没问题”到底是关于哪件事没问题?

丨“那批货”指的是什么?

丨“过会儿”到底是多长时间?十几分钟?1-2个小时?还是半天?一天?

你所表述的和他所理解的不同频,就会耽误事儿。

作为信息发布者,语言要尽量清晰,要考虑对方是否能听得懂;
作为信息接收者,遇到“语言陷阱”,要当场问清楚,当场确认。

比如,对方说:“过会儿再联系”,你可以确认:“请问几点再和你联系合适?”或者“请问我过一个小时再和您联系方便吗?”

同样含糊不清的表述还有:

丨“你知道的”

丨“你懂的”

丨“那件事”

丨“和上次一样”

丨“下午上班时”

丨“老地方”

……

李林总结道:

古贺·报联商法则:

之28:联络的表述要具体、准确:含混地表述、容易引起误解的词汇最好不用,以免影响信息的传递质量。
之29:联络时应尽量避免使用指代词:涉及人员、事件等具体事项时,最好直接说明,以免指代不清,造成误会

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